폴더는 작업하는 모든 보관 기록의 기본 수준을 관리합니다. 각 기록과 관련된 설명 정보인 메타데이터를 캡처하기 위해 폴더를 만듭니다. 이 정보에는 기록 제목, 표지 태그, 권수, 날짜, 지역 및 기록 유형이 포함됩니다. DCam에서 디지털 폴더를 만드는 첫 번째 중요한 단계는 보유하고 있는 기록을 디지털 폴더에 적합한 그룹 크기로 정리하는 것입니다.
아래 표에는 기록 관리자가 기록을 정리할 수 있는 몇 가지 방법이 나와 있습니다..
| 기록 유형 | 가능한 카테고리 | 예시 |
| 인구 조사 기록 | 지역 시간순 인구조사 유형 | 캘리포니아, 오렌지 카운티 1910-1920 오하이오 주 인구 조사 |
| 유언장 및 유언 검인 기록 | 알파벳순 시간순 | 캐드, 제임스-콤스, 존 윌스(1880~1940년) |
| 토지 기록 | 장소명 시간순 | 위스콘신, Sauk Co. 1888년 5월 - 1977년 7월 |
| 신문 | 장소명 시간순 제목 | 록 카운티 또는 파이프 스톤 카운티 1894년 1월 - 1935년 12월 루번 데일리 헤럴드 |
아카이브에서 기록을 가져오면, "아카이브 단위"를 받습니다. 이들은 기록 보관소에서 보관, 정리, 파일링 또는 기타 방식으로 기록을 포함하는 기본 그룹입니다. 그러나 이러한 그룹은 너무 클 수도 있습니다. 작업해야 하는 그룹 크기는 아카이브 단위 내에서 찾을 수 있는 가장 작은 '동일한 입력 유형'이며,
동일한 입력 유형 그룹은 기본 메타데이터를 공유하는 기록 집합입니다. 기록은 책이나 검인 패킷으로 제본되는 경우와 같이, 종종 정부 기관에 의해 이러한 방식으로 그룹화됩니다. 아카이브 단위는 가장 작은 동일한 기록 유형 그룹이 될 수 있지만 책과 마찬가지로 (책의 크기에 관계없이) 그렇지 않은 경우 보관 단위 내에서 가장 작은 동일한 기록 유형 그룹을 선택해야 합니다.
가장 작은 동일한 기록 유형 그룹을 책, 사망 증명서 폴더 또는 단일 사례 파일과 같이 한 손으로 집어들 수 있는 것으로 생각하십시오. 예를 들어, 작업 중인 아카이브 단위가 유언 검인 패킷이 포함된 파일 상자인 경우, 유언 검인 패킷의 전체 파일 상자에 대한 디지털 폴더를 만들지 않습니다. 파일 상자 내에 각 개별 검인 패킷에 대한 디지털 폴더를 만듭니다. 이 경우 검인 패킷은 가장 작은 동일한 입력 유형 그룹을 나타냅니다.
아래 표는 공통 기록 컨테이너의 구체적인 예와 함께 동일한 입력 유형 그룹으로 식별해야 하는지 여부에 대한 참고 사항을 보여줍니다.
| 컨테이너 | 동일한 입력 유형 그룹 또는 기록 보관소 |
| 개별 논문 | 메타데이터에 의해 정의된 대로 더 큰 그룹에 속하지 않는 경우 아카이브 단위를 구성할 수 있습니다. 기간, 지역, 기록 유형 또는 기타 기준과 같은 메타데이터 측면에서 개별 논문을 그룹화 할 수 있는 다른 논문을 확인합니다. 예를 들어, 주지사에게 보내는 편지 상자는 개별 서류의 동일한 입력 유형 그룹일 수 있습니다. |
| 유언 검인 패킷 | 문서는 단일 사례로 자연스럽게 그룹화되므로, 많은 메타데이터 특성을 공유합니다. 이들은 함께 결합되어 있고 가능한 한 작은 그룹을 만들기 때문에 가장 작은 동일한 입략 유형 그룹을 형성하며 폴더 정의의 기반이 되는 좋은 선택입니다. |
| 사례 파일 | 문서가 단일 사례로 자연스럽게 그룹화되므로, 많은 메타데이터 특성을 공유할 수 있습니다. 유언 검인 패킷과 마찬가지로 사례 파일은 가장 작은 동일한 입력 우형그룹을 형성할 가능성이 높으며 폴더의 정의를 기반으로 하는 좋은 선택입니다. |
마닐라 폴더 파일 폴더 | 콘텐츠가 기간, 지역 또는 기록 유형과 같은 메타데이터 측면에서 좋은 동일한 기록 유형 그룹으로 구성합니까? 더 많은 기록을 통합하기 위해 다른 폴더와 결합해야 합니까? 더 작은 동일한 입력 유형 그룹으로 나눌 수 있나요? |
| 파일 상자 | 파일 상자가 기간, 지역 및 기록 형식과 같은 메타데이터를 기반으로 자연스럽게 함께 속한 기록을 그룹화하고 있습니까? 아니면, 검인 패킷이나 사건 파일과 같은 개별 그룹을 모으는 저장소로 사용됩니까? 상자가 가장 작은 동일한 기록 유형 그룹을 형성하나요? |
파일 서랍 파일 캐비닛 | 파일 서랍이 기간, 지역 및 기록 유형과 같은 메타데이터를 기반으로 자연스럽게 함께 속한 기록을 그룹화하고 있습니까? 아니면 가장 작은 동일한 기록 유형 그룹으로 간주되는 파일 폴더를 모으는 용기로 서랍을 사용하시나요? |
앨범, 책 , 카탈로그, 볼륨 | 각 단위는 기간, 지역 또는 기록 유형과 같은 메타데이터의 유사성에 따라 아카이브에 의해 수집되고 묶였습니다. 이들은 함께 결합되어 있고 가능한 한 작은 그룹을 만들기 때문에 가장 작은 동일한 입략 유형 그룹을 형성하며 폴더 정의의 기반이 되는 좋은 선택입니다. |